jueves, 27 de noviembre de 2008

PERFIL DE UNA SECRETARIA


Perfil de la secretaria ejecutiva ideal en la nueva economía

Una buena secretaria es un activo muy valioso para un alto ejecutivo. Así, ¿cuáles deben ser las aptitudes y actitudes de la secretaria ideal en un mundo de negocios globales y veloz cambio tecnológico?

En un ambiente de negocios dinámico y global, las organizaciones interactúan con nuevas herramientas tecnológicas y clientes de diversas nacionalidades en tiempo real.

Así, los ejecutivos han debido adaptarse al nuevo entorno. Y, desde luego, también sus secretarias.

¿Cuál es, entonces, el perfil de la secretaria ideal del siglo XXI?

Al iniciar una búsqueda para una secretaria ejecutiva, es necesario valorar una serie de condiciones tanto profesionales como actitudinales:

REQUISITOS

Formación profesional

1)
Informática El manejo de Word, Excel e Internet no es suficiente. La secretaria ideal debe poseer un conocimiento muy fino de una variedad de herramientas informáticas. Esto incluye el diseño de presentaciones de power point entre otros. También debe ser valorada la habilidad de resolver ciertos problemas técnicos en casos de urgencia.

2)
Idiomas Actualmente, resulta casi inconcebible que la secretaria de un alto ejecutivo no posea un excelente nivel de inglés y portugués. Aunque no trabaje directamente con el idioma, en algún momento tendrá que asistir a su jefe en una traducción o atender a un visitante extranjero.
3)
Capacidad de organización La secretaria ideal debe ser capaz de organizar impecablemente las tareas, la agenda, y toda actividad que conlleve la función.

4)
Cultura Una sólida cultura general es un activo que permitirá a la secretaria lucirse en su puesto. Esto incluye el conocimiento del mundo, del país, de la actividad política y económica nacional e internacional.

Condiciones actitudinales

1)
Confidencialidad Es bien conocida la relación etimológica entre secretaria y secreto. Así, en el Código de Ética de Secretarias elaborado por la Federación Nacional de Secretarias, uno de los principios prioritarios es la discreción con respecto a la, información de la empresa de los superiores y de los compañeros de trabajo.

2)
Firmeza y seguridad en las relaciones interpersonalesLa secretaria ideal debe posee mucho carácter, sin ser explosiva.

3)
Paciencia Una secretaria ejecutiva suele trabajar bajo presión, a un ritmo frenético. Muchas veces, se encontrará ante situaciones difíciles de resolver. La paciencia y el buen humor le serán muy útiles en momentos límite, para licuar su propio estrés y el de su jefe.

4)
Dinamismo y proactividad La secretaria ideal debe estar siempre un paso adelante, para anticiparse a los acontecimientos. En definitiva, el mundo cambia velozmente. Y, con él, las habilidades que debe poseer la secretaria. El diccionario nos informa que es "ideal" quien posee las cualidades positivas de su especie en grado superlativo. Así, la posesión de las habilidades señaladas en este artículo definirá a la secretaria ideal, aquella que para un ejecutivo se convertirá en única e irrepetible.

DISCRECIÓN DE UNA PROFESIONAL

Este código de ética para las secretarias y asistentes ejecutivas se basa en principios morales referidos a las tarea a realizar. Este se asume automáticamente al aceptar el puesto de secretaria o de asistente ejecutiva y se deben tener presente en todo momento los siguientes puntos:

Confidencialidad - La información sobre la empresa y sus clientes es siempre confidencial y privada. No se debe repetir nunca la información confidencial aunque todos quieran saber qué está sucediendo y tu la sepas. Debes ser siempre confiable.

Honestidad - No permitas que te feliciten por algo que no has hecho y no dejes que otro se lleve los laureles por algo que sí has hecho. Siempre hay que decir la verdad. Serás más creíble para tu jefe y compañeros de trabajo

Lealtad - Siempre debes ser leal a tu empresa y a tu jefe. No los vendas a ningún costo. Sin embargo, después de haber dicho ésto, recuerda que tu jefe también tiene que probar que es digno de tu lealtad. No te involucres con los chismes de la oficina. Si demuestras ser leal a la empresa y a tu jefe, también serán leales a tí.

Confiabilidad - Demuestra que eres confiable. Llega puntualmente al trabajo y a las reuniones y recuerda que siempre debes llevar los documentos necesarios para la reunión. No utilices las licencias por enfermedad de manera irresponsable. Nunca se sabe cómo estará tu salud en el futuro. Asegúrate de terminar a tiempo cada tarea que te asignan y hazla de la mejor manera posible.

Responsabilidad - Demuestra tu responsabilidad estableciendo prioridades y termina las tareas en los tiempos establecidos. Tu jefe te tiene confianza. Prepara una lista de cosas para hacer . No delegues una tarea que te han asignado, a menos que la persona a quien se la delegas la pueda hacer de manera tan eficiente y precisa como tu.

BIBLIOGRAFIA

http://www.secretariasenred.com/articulos/codigo_etica.htm
http://www.materiabiz.com/mbz/economiayfinanzas/nota.vsp?nid=39315
http://www.lazona21.com/blog/wp-content/uploads/2007/04/dia_secre.jpg